Корпоративные мероприятия для сотрудников. Матрица «10 шагов к празднику»


Глотова Анна. 02.2010.


Корпоративные праздники – один из действенных механизмов нематериального стимулирования персонала. Важность правильной организации праздников часто недооценивается со стороны руководства компании. Между тем планирование корпоративных мероприятий должно быть частью общей стратегии организации и соответствовать целям и задачам ее кадровой политики. Корпоративные праздники создают позитивную атмосферу в коллективе.

Данная статья, я надеюсь, поможет тем, для кого праздники, а вернее организация и проведение праздников/корпоративных мероприятий в компании – есть непосредственная обязанность. Опираясь на многолетний опыт в проведение корпоративных мероприятий, я сформировала четкую схему, или Матрицу «10 шагов к празднику»! Системный подход к этому непростому процессу и позволял мне долгие годы делать это с удовольствием и фантазией.

Но давайте по порядку.

Шаг 1. Празднику быть.

Но для начала нужно иметь четкую классификацию праздников, согласно той корпоративной культуре, которая есть у вас в компании. Как правило, в подавляющем большинстве компании – основные поводы, которые отмечаются это – Новый Год, День рождения компании, профессиональный или отраслевой праздник . Конечно же, не остаются без внимания и любимые праздники по «гендерному» признаку – 8 Марта и 23 февраля, но они обычно отмечаются более скромно.

У любого мероприятия есть 3 характерных признака:

  1. Повод/Цели (какие преследуем и решаем)
  2. Количество сотрудников/гостей
  3. Бюджет

Предлагаю считать их основополагающими для определения масштабности мероприятия.

Давайте подробнее остановимся на первом признаке. Повод это и есть красный день календаря или особенная дата для компании. А вот цели могут быть самые разнообразные. Вот самые распространенные цели, которые пытаются решить компании посредством проведения мероприятия:

  1. Праздник как праздник
  2. Тим-билдинг. Формирование и закрепление корпоративной культуры
  3. Мотивация. Поощрение
  4. Единый дух
  5. Социальная политика
  6. Внедрение идеи или моделей поведения.

И самое главное, что никогда не надо ставить знака равенства между Поводом и Целями. Возможно, мероприятие будет веселым и удачным, но если вы, как организатор совместно с руководством компании не определили целей мероприятия, то знайте, что половина бюджета была потрачена Вами впустую.

Хотя, сейчас очень актуальна следующая тенденция: все корпоративные мероприятия проходят под бодрым лозунгом «Тим-билдинг»! Существует ошибочное мнение: «повесилились» – значит «командообразовались».

Но все чаще и чаще в крупных отечественных компаниях явно прослеживается перспектива смещения акцента корпоративных событий с Corporate Events на HR Events, то есть на мероприятия с акцентом на решении проблем управления персоналом (см. пункты 3-6)

Шаг 2. Команда, которая делает праздник.

На данном этапе необходимо четко для себя разделить те направления, которые вы будете делать самостоятельно и те, которые вы отдадите внешним провайдерам – Event-агентствам. Спрос на грамотно организованные корпоративные мероприятия постоянно растет – всё больше и больше компании готовы обращаться «за праздником». В Москве более 400-х кампаний работающих на рынке организации и проведения мероприятий. НО при этом их деятельность базируется исключительно на аутсорсинге, иногда услуга перезаказывается по несколько раз. Качество подобных услуг крайне нестабильно, а цены превышают допустимые/разумные пределы в несколько раз!

Если у вас еще пока не было опыта общения с Event-Агентствами, то вот темы, которые стоит затронуть при первой встрече:

  1. Сколько лет компания на рынке.
  2. Опыт, Рекомендации. Большой плюс для компании, – наличие положительных отзывов и рекомендаций от других клиентов, для которых уже проводили торжественные события. Почти половина новых заказов формируется по рекомендациям. А еще лучше посетить какое-нибудь мероприятие, которые они проводят для клиентов – ведь недаром говорится в русской пословице « лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать.
  3. Наличие лицензии. (Например, для предоставления транспорта и питания должны быть соответственно транспортная лицензия и лицензия на организацию питания и так далее. Если в программе мероприятия планируется задействовать сложную технику или средства – веревочные аттракционы, гидроциклы, пиротехнические эффекты, то на них должны быть оформлены специальные сертификаты или заключения о безопасности)
  4. Прайс-листы с фиксированными ценами.

Проводя тренинги по организации и проведению корпоративных праздников – мы с участниками заполнили таблицу преимуществ и недостатков самостоятельной подготовки или обращения к провайдерам.

Таблица «+» и «-»

Делаем своими силами Обращаемся к Event-Агентствам. Частично или «под ключ»
«+»
  1. Соответствие ожиданиям и целям
  2. Экономия денег
  3. Адекватность корпоративной культуре
  4. Самореализация сотрудников, участвующих в подготовке и проведении праздников.
«+»
  1. Креативность
  2. Профессионализм/Качество услуги
  3. Экономия времени
  4. Вопрос престижа
  5. «Есть с кого спросить»
«-»
  1. Большие затраты (сил, времени)
  2. «Конфликтность»
  3. Непрофессионализм
«-»
  1. «Дорого», иногда неоправданно.
  2. Не попадание в корпоративную культуру
  3. Отсутствие вовлеченности сотрудников компании в процесс
  4. Проблема «неправильного» выбора подрядчика
  5. Формализм мероприятия

Шаг 3. Как придумать/выбрать правильную концепцию.

Особой популярностью пользуются тематические или сюжетные сценарии, которые обыгрываются во всех элементах мероприятия: начиная от приглашения, украшения зала, блюд в меню, концертной программы и заканчивая памятными сувенирами.

Самое важное, чтобы выбранный или придуманный вами сценарии органично сочетался в возможной официальной частью мероприятия - подведением итогов работы компании за год, награждением сотрудников, и т. д…

Всё новое – это хорошо забытое старое. Приведу Вам ряд тем и сюжетов, которые чаще всего используются в сценариях для корпоративных мероприятий:

  1. «Оскар» - Награждение сотрудников в разных номинациях
  2. «Пионерский лагерь», «Пионерская зорька» - возврат в детство (летняя тема)
  3. “Come back to the USSR” – Ностальгия по соцреализму
  4. «О спорт! Ты – мир!» ( Спортивные соревнования Олимпиады, Пейнтбол, Боулинг) -
  5. Национальные вечеринки (украинская, узбекская, грузинская, итальянская, и т.д.)
  6. «Фильм! Фильм! Фильм!» («Ирония судьбы», «Маска», «Карнавальная ночь» и т.д.)
  7. БАЛ (цветов, у Золушки, Белый, Розовый, Голубой, бабочек, Хрустальный, шоколадный)
  8. ТВ-программы («Поле чудес», «Угадай мелодию», «Слабое звено», «Кто хочет стать миллионером», «Самый умный», «Фабрика звезд», «КВН», «Форт Баярд»)
  9. «В гостях у сказки»- («Три поросенка», «Морозко», «Теремок», «Бременские музыканты» и т.д.)
  10. Голливуд (Шрек, Супергерои, Дети шпионов, Мадагаскар) и т.д.
  11. ЭКШН - Агент ОО7, Агенты Национальной Безопасности
  12. КАРНАВАЛ (Бразильский, Венецианский, Костюмированный)
  13. Дискотека 80-х
  14. Корпоративный мюзикл/капустник – в последнее время проводят в формате «Комеди Клаб»

Каждую тему можно развивать и делать очень красиво и оригинально! Но мой самый главный вам совет: - Привлекайте к развлекательной программе своих сотрудников и коллег. Поверьте, гораздо интереснее и веселее смотреть на топ-менеджеров в костюмах Шехерезад, исполняющих танец живота или на Веру Ванну из финансового департамента в роли Дюймовочки – чем на весь цвет российской эстрады вместе взятых!!!

Для этого надо заранее продумать степень участия: это могут быть сольные номера или номера, подготовленные отделами или службами, а самый идеальный вариант- микст их сотрудников разным отделов. Что называется «Тим-билдинг» в действии!

Шаг 4. Площадка для мероприятия

На выбор площадки для мероприятий влияет целый ряд факторов: сезонность, статус мероприятия и количество гостей, бюджет. Если речь идет о летних мероприятиях – то преимущество отдается мероприятиям на свежем воздухе, а если говорим о мероприятиях в холодные сезоны – то во главу угла встает количество гостей. В случае, если в компании работает до 200 человек – к Вашим услугам все рестораны города Москвы, если от 200 до 700 человек – то уже необходимо себе присматривать ночные клубы или развлекательные центры, ну а если в компании от 1,000 и более сотрудников – то вам уже нужны специальные площадки, способные вместить и разместить такое количество гостей. Список подобных площадок с расценками существует во всех Event-Агентствах и ресторанах выездного обслуживания, которые работают на этих площадках. Самыми престижными площадками считаются Гостиный Двор, Манеж, Форум-Холл, Пушкинский музей, цены в сезон – пятизначные цифры и бронировать дату на новый год стоит в июле месяце. Но каждый год появляются неординарные площадки – крыши высоток, заброшенные цеха заводов, взлетные полосы аэродромов, грузовые баржи…

В случае, если Вам не приходилось выбирать площадку – то при выборе обратите внимание на следующие моменты:

  1. Какая реальная вместимость зала (не будет ли тесно)
  2. Эстетический вид или как говорят клиенты/заказчики «необшарпанные» стены
  3. Узнайте, когда последний раз был ремонт
  4. Гардероб, Туалетные комнаты ( наличие и состояние)
  5. Зал для сбора и встречи гостей
  6. Сцена
  7. Есть ли «Свет и звук», либо это дополнительные затраты. В 70% площадок этот пункт отсутствует.
  8. Танцпол
  9. Гримерки
  10. Подсобные помещения для кейтеринга (с подводом электричества на 220 и 380 Вт)
  11. Охрана
  12. Удаленность от центра, метро. Как гости будут добираться домой?

Шаг 5. Меню

Один из самых ответственных шагов и самый «вкусный». Ну что за праздник без угощения? Самые популярные разновидности столов на корпоративных мероприятиях:

  1. Коктейль. Один из самых распространенных форм приемов. Обычно сравнительно непродолжителен по времени и позволяет принимать значительное количество гостей (презентации, показы мод, церемонии награждения и открытия). Это прием, на котором гости едят и пьют стоя. Коктейльный стол отличается от остальных столов тем, что на нем нет ни тарелок, ни вилок. Закуски и напитки сервируются на больших блюдах и предлагаются официантами в обнос. В качестве столовых приборов гости используют деревянные или пластмассовые палочки-« шпажки».
  1. Фуршет. Основной прибор при сервировке – закусочная вилка. Отсюда и происходит название – «а-ля фуршет», что в переводе с французского означает «на вилку». Удобен для приемов с большим количеством гостей. На столах, помимо еды, помещаются стопками тарелки, раскладываются ножи и вилки. Гости подходят, берут тарелки, столовые приборы и выбирают приглянувшуюся им закуску на общих блюдах. Среди главных преимуществ фуршета – много гостей и свободное перемещение гостей.
  1. Шведский стол (с посадкой). Столы сервируются в виде буфетной стойки «по-шведски», устанавливают у стены или посередине комнаты. Здесь размещают холодные и горячие закуски, салаты, соусы, хлеб, шевен-диши с горячими закусками и гарнирами, соусы, кондитерские изделия, фрукты и т.д. В отдельно оборудованном баре рядами ставят рюмки, бокалы, алкогольные и безалкогольные напитки. Закусочные тарелки – стопкой, горки с салфетками. Столы, за которыми рассаживаются гости, ставят отдельно и не сервируют.
  1. Банкет. Самая торжественная сервировка, самая дорогая и статусная. Банкетные столы сервируют столовыми тарелками, приборами, стеклом и салфетками строго в соответствии с меню. При обслуживании банкета блюда и закуски подаются в определенной последовательности, согласно утвержденному регламенту мероприятия.
  1. Барбекю. Лето. В отношении холодных закусок меню соответствует ассортименту и обслуживанию «шведского стола». Горячие блюда готовятся на мангалах. Одна из особенностей – «анимация» приготовление блюд на живом огне в присутствии гостей. (Блинная станция, барашек на вертеле, ягодное фламбе и т.д.)

Предварительно необходимо согласовать меню с рестораном и обратите внимание, что есть золотое правило – на 1 гостя примерно около 1 килограмма еды, без фруктов и напитков. При составлении меню важно соотношение мужчин и женщин. Если больше мужчин – акцент на мясные закуски, соленья, маринады, горячие закуски и вариации горячих блюд. Если женщин больше – рыбные закуски, овощные салаты, фрукты и разнообразный сладкий стол. Ассортимент напитков должен быть разнообразен – крепкие алкогольные напитки, шампанское, вино, минеральная вода и соки. Также при составлении меню следует учитывать продолжительность мероприятия – чтобы не получилось так, что в первый час гости всё съели…

Вот примерно как должно выглядеть меню ( по ассортименту и выходам в граммах)

«Сколько вешать в граммах – 1 гостю, чтобы было весело и вкусно»

Пример Банкета с регламентом (19:00 – 24:00). Составление меню из расчета на 1 персону.

  • Мясное ассорти – 100 гр.
  • Рыбное ассорти – 100 гр.
  • Салаты - 4-5 наименований 300 гр.
  • Маринады – 70 гр.
  • Горячие закуски – 100 гр.
  • Горячее – 200-300 гр. (! На банкете горячее блюдо подается сразу с подгарнировкой)
  • Десерты – 70-100 гр.
  • Фрукты - 200-300 гр.

Напитки:

  • Водка – 100 гр.
  • Шампанское – 150 гр.
  • Вино красное – 250 гр.
  • Вино белое - 150 гр.
  • Сок - 0,3л
  • Минеральная вода – 0,3л

В случае, если Вы решили воспользоваться услугами Ресторана выездного обслуживания, то имейте в виду, что они обычно рассчитывают и озвучивают Вам цену услуги на 1 персону. В эту цену входит:

  • стоимость блюд
  • официантское обслуживание
  • транспортная доставка оборудования, инвентаря и продуктов к месту проведения
  • аренда мебели (столы и стулья)
  • аренда текстиля (скатерти, салфетки, напероны и т.д.)
  • флористическое оформление столов и фуршетных линий – необходимо уточнить

Шаг 6. «Приглашение на праздник»

Как говорил Станиславский – «Театр начинается с вешалки», так вот для гостей любое мероприятие начинается с приглашения.

Каковы каноны приглашения.

  1. Внешний вид приглашения должен отражать статус и стилистическую направленность мероприятия.
  2. Приглашения необходимо рассылать как минимум за 3 недели до дня проведения. После этого необходимо сделать 2 телефонных звонка. За 2 недели – получили? И планируете ли прийти? За несколько дней до даты – подтвердите свое присутствие.
  3. В приглашении должны быть указано: Дата, Время, Регламент мероприятия, Адрес и как добраться, Dress-code (в идеальном приглашении), на одну или 2 персоны приглашение.
  4. Ваше приглашение должно интриговать и создавать настроение. У получателя должно возникнуть стойкое впечатление, что если он не придет, то он пропустит главный праздник в своей жизни. В случае, если Очень распространенная практика «два в одном» - приглашение + купон для лотереи.

Если Вы подойдете со всей серьезностью к информации, размещенной в приглашении, то Вам гарантированы гости, которые придут вовремя, в соответствующих статусу мероприятия нарядах, с настроением и драйвом.

Шаг 7. Подарки

«Перед Новым годом Москву наводнили партией поддельных елочных игрушек. Выглядят как настоящие, а вот радости от них – никакой»

Все любят подарки. Но не все умеют их делать и преподносить. Это относится как к отдельным людям, так и к компаниям.

Мода на подарки существует. Удивлять стало все сложнее, поэтому на первый план выходят нестандартные подарки.

Офисными подарками уже никого не удивишь. Модны «домашние» подарки – для дома, для семьи. Люди все больше внимания уделяют своему дома. Они устали от суеты и ищут уюта и тишины.

Например, Свечи – многолетний лидер Новогодней темы. Я искренне верю, что свечи сжигают негатив трудного дня.

Упаковка едва ли не важнее самого подарка. Универсальный вариант упаковки подарка мужчине – в виде посылки или бандероли. Сначала в вельветовый или холщовый мешочек/ а потом в крафтовую бумагу/ перетягивается бечевкой и заливается печатью из сургуча. Желательно, чтобы печать была с логотипом Вашей компании.

Последняя мода в женском подарке – декорирование живыми цветами.

Откровенный «моветон» - дорогие подарки. «Деньги не приносят того счастья, которого мы от них ожидаем»…

Во многих компаниях, особенно западных - сотрудникам запрещено принимать подарки, дороже 100 долларов, иначе это расценивается как взятка или подкуп.

Придумывать и преподносить подарки – это целое искусство. И самое страшное для подарка это формализм, когда подарок делается без души, а согласно выделенному бюджету и категории. У меня есть Памятка «Какой должен быть подарок» - там всего 7 пунктов, как 7 нот или 7 цветов в радуге и их нетрудно запомнить:

  1. Подарок должен быть приятным для глаз (визуалы)
  2. Подарок должен быть приятным на ощупь: мягким, шелковым, лаковым… «Приятно трогать и держать в руках». (кинестетики)
  3. Подарок «должен звучать»!: шуршать бумагой, булькать, греметь, звенеть. Вручается под музыку и грохот петард… (аудиалы)
  4. Подарок должен погрузить человека в воспоминания, детство, мечту, сон, фантазии…
  5. Подарок должен приятно и вкусно пахнуть!
  6. Подарок не имеет право быть безвкусным – съедобен он или нет!
  7. Подарок должен вызывать улыбку!

Каждый раз, задумываясь о подарке и рассматривая варианты – попробуйте «прогнать» их по этим пунктам…

Вот мой краткий список подарков, которой «с честью» прошел через эти ноты и цвета:

  • Валенки с атласными нашивками «left” “right”. Телогрейка с шелковой подкладкой
  • Грелка в свитере
  • Боеприпасы на 23 февраля (Банка тушенки, Палка колбасы и Водка , упакованные как бандероль)
  • Лимонные дольки на Новый год
  • Посылка и письмо от мамы на 23 февраля
  • Набор для глинтвейна в деревянной коробке с рецептом и высоким бокалом
  • Банка с домашним печеньем
  • Варежки на резинке
  • Настоящее Режиссерское кресло с фамилией получателя

Шаг 8. Календарный план – «Обратный отсчет» - До праздника осталось…

Это шаг, о котором надо помнить еще в самом начале подготовки к мероприятию. Не забывайте всё планировать, и желательно планировать в письменном виде. Определять сроки, расставлять точки контроля. Назначать ответственного за каждый пункт. Составление календарного плана позволяет экономить и деньги, и время.

Вот план, который мы вместе составили на тренинге

Определены следующие параметры:

  1. Повод и Цели
  2. Бюджет
  3. Дата проведения
  4. Количество гостей
  1. Выбор Event-Агентства
    1. Составление технического задания «от нас»
    2. Проведение Тендера. Рассматриваем 2-3 агентства
    3. Выбор Агентства. Посещение одного из их мероприятий, либо получение рекомендаций.
  1. Выбор площадки
    1. Осмотр
    2. Бронирование
    3. Определение координатора по площадке
    4. Совместный осмотр с подрядчиками (свет, звук, гримерные, электричество, гардероб и туалетные комнаты)
    5. «Тест-драйв» - посещение площадки во время проведения там мероприятия
    6. Доставка к месту мероприятия и разъезд гостей после мероприятия
  1. «Зрелища»
    1. Согласование и утверждение сценария
    2. Определение координатора по развлекательной части
    3. Выбор ведущего
    4. «Демо-кассеты» задействованных артистов
    5. Проработка части развлекательной программы, где участвуют сотрудники
  1. «Хлеб»
    1. Выбор ресторана/кейтеринга
    2. Определение координатора
    3. Составление и утверждение меню
    4. Дегустация (образец накрытия стола и дегустация блюд)
    5. Алкоголь на мероприятии
  1. «Детали»

Приглашения. Печать. Рассылка. Обзвон

Подарки. Придумаваем/подбираем. Упаковываем. Доставляем.

Не забудьте: накануне праздника - ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ПРОГОН обязательно

Шаг 9. Оценки эффективности. «обратная связь»

Вот и еще прошло одно мероприятие. В случае, если для вас организация и проведение было непосредственной обязанностью – то у Вас осталось еще 2 последних шага по Матрице.

Необходимо подвести итоги. Отметить все успехи, провалы и погрешности, дабы на следующем мероприятии не повторять ошибок, либо провести еще на более высоком качественном уровне.

Подведение итогов и получение обратной связи должно проходить на нескольких уровнях. Во-первых, итоги должны подвести для себя сами организаторы, ведь только они знают, что задумывалось и что получилось в итоге. Во-вторых, нужно спросить у непосредственных участников мероприятия, то есть у гостей. Эффективней всего это сделать в виде анкеты обратной связи. Составьте анкету с 8-10 вопросами (не больше) и попросите оценить по 5-ти бальной шкале, либо «отлично», «хорошо», «удовлетворительно», «отвратительно»/»ужасно» - сделайте пустые строчки для дополнительных высказываний восторгов либо негодования.

В случае, если Вы сделаете анкету анонимной, то вероятность получить более достоверную, эмоциональную оценку, увеличивается. А если, попросите оставить назвать себя – то возможно получение социально-ожидаемых ответов. Какие ответы необходимы – выбор за Вами.

И, наконец, последний шаг! Шаг в будущее …

Шаг 10. «В жизни всегда есть место празднику». Готовимся к следующему.

Занимаясь организацией праздников к компании на постоянной основе – старайтесь создавать свои традиции! Это «правильно»! Это «по-настоящему»!

Проработав в крупном отечественном холдинге более 7-ми лет, из года в год каждое 8 марта все топ-менеджеры мужчины в белых сорочках с цветами в руках встречали всех сотрудниц на ресепшн. Это стало традицией/легендой, о которой рассказывали всем новеньким сотрудницам, а и у топ-менеджеров мужского пола было записано как один из пунктов контракта «Обязанности в марте месяце ». Это очень незначительный, но показательный пример.

Каждый раз, когда я провожу тренингу по организации и проведению праздников, для меня очень важен эмоциональный настрой и желание придумывать и создавать праздники. И я всегда привожу фразу А.С. Экзюпери, в которой, слушателям предлагаю заменить слово «море» на слово «праздник»…

"Если ты хочешь построить корабль, не надо созывать людей, чтобы все спланировать, разделить работу, достать инструменты и рубить деревья, надо заразить их стремлением к бесконечному морю. И тогда они сами построят корабль".

В случае, если у вас есть стремление, то теперь у Вас есть и Матрица, которая, надеюсь, поможет Вам, придумывать, организовывать и проводить красивые и эффективные корпоративные мероприятия.